什么是文件保留

什么是文件保留

文件留存是指在特定时期内系统地存储和保存重要文件和记录的做法，以确保符合法律和监管要求，并促进行业内正确的记录保存做法。

文件保留主要是保存和保护各类文件，如财务记录、纳税申报单和证明文件。这些记录需要保留一定期限，以履行法律义务和潜在的审计要求。例如，联邦法律规定，个人和企业必须保留纳税申报单和证明文件的副本至少三年。但是，在涉嫌少报收入或欺诈的情况下，美国国税局（IRS）可将审计期限延长至六年。

建议创建文件备份集并以电子方式存储，以确保记录的可访问性和可用性。这包括将纸质记录转换为数字格式，以便于存储、检索和防止物理损坏或丢失。此外，文件保留还强调安全处置包含个人信息的记录，以防止身份盗窃。建议将税务记录、财务报表和其他敏感文件粉碎，而不是丢弃在普通垃圾桶中。