O que é a conservação de documentos

O que é a conservação de documentos

A retenção de documentos refere-se à prática de armazenar e manter sistematicamente documentos e registos importantes durante um período de tempo específico, garantindo a conformidade com os requisitos legais e regulamentares, bem como para facilitar práticas adequadas de manutenção de registos na indústria.

A retenção de documentos preserva e salvaguarda principalmente vários tipos de documentos, tais como registos financeiros, declarações fiscais e documentação de apoio. Estes registos são conservados durante um período específico para cumprir obrigações legais e potenciais requisitos de auditoria. Por exemplo, a lei federal obriga as pessoas e as empresas a conservarem cópias das declarações de impostos e dos documentos comprovativos durante, pelo menos, três anos. No entanto, em casos de suspeita de rendimentos não declarados ou de fraude, o Internal Revenue Service (IRS) pode alargar o período de auditoria para seis anos.

Recomenda-se a criação de cópias de segurança dos documentos e o seu armazenamento eletrónico para garantir a acessibilidade e a disponibilidade dos registos. Isto inclui a conversão de registos em papel para um formato digital, permitindo um armazenamento mais fácil, a recuperação e a proteção contra danos físicos ou perda. Além disso, a conservação de documentos salienta a eliminação segura de registos que contenham informações pessoais para evitar a usurpação de identidade. Aconselha-se a trituração de registos fiscais, declarações financeiras e outros documentos sensíveis, em vez de os deitar fora em caixotes do lixo normais.