문서 보존이란 무엇인가요?

문서 보존이란 무엇인가요?

문서 보존이란 중요한 문서와 기록을 특정 기간 동안 체계적으로 보관하고 유지하여 법률 및 규제 요건을 준수하고 업계 내 적절한 기록 보관 관행을 촉진하는 관행을 말합니다.

문서 보존은 주로 재무 기록, 세금 신고서, 증빙 서류 등 다양한 유형의 문서를 보존하고 보호합니다. 이러한 기록은 법적 의무와 잠재적인 감사 요건을 충족하기 위해 지정된 기간 동안 보관됩니다. 예를 들어, 연방법에 따라 개인과 기업은 세금 신고서 및 증빙 서류의 사본을 최소 3년 동안 보관해야 합니다. 그러나 과소 보고된 소득이나 사기가 의심되는 경우 국세청(IRS)은 감사 기간을 6년으로 연장할 수 있습니다.

기록의 접근성과 가용성을 보장하기 위해 문서 백업 세트를 만들어 전자적으로 저장하는 것이 좋습니다. 여기에는 종이 기반 기록을 디지털 형식으로 변환하여 보관, 검색이 용이하고 물리적 손상이나 분실로부터 보호할 수 있도록 하는 것이 포함됩니다. 또한 문서 보존은 신원 도용을 방지하기 위해 개인 정보가 포함된 기록을 안전하게 폐기하는 것을 강조합니다. 세금 기록, 재무제표 및 기타 민감한 문서는 일반 쓰레기통에 버리지 말고 파쇄하는 것이 좋습니다.