Apa yang dimaksud dengan Retensi Dokumen

Apa yang dimaksud dengan Retensi Dokumen

Retensi dokumen mengacu pada praktik penyimpanan dan pemeliharaan dokumen dan catatan penting secara sistematis untuk jangka waktu tertentu, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan, serta untuk memfasilitasi praktik pencatatan yang tepat dalam industri.

Retensi dokumen terutama menyimpan dan melindungi berbagai jenis dokumen, seperti catatan keuangan, pengembalian pajak, dan dokumentasi pendukung. Catatan ini disimpan selama jangka waktu tertentu untuk memenuhi kewajiban hukum dan kemungkinan persyaratan audit. Misalnya, undang-undang federal mewajibkan individu dan perusahaan untuk menyimpan salinan pengembalian pajak dan dokumen pendukung setidaknya selama tiga tahun. Namun, dalam kasus-kasus yang dicurigai sebagai pendapatan yang tidak dilaporkan atau penipuan, Internal Revenue Service (IRS) dapat memperpanjang periode audit hingga enam tahun.

Disarankan untuk membuat set dokumen cadangan dan menyimpannya secara elektronik untuk memastikan aksesibilitas dan ketersediaan catatan. Hal ini termasuk mengubah catatan berbasis kertas ke dalam format digital, sehingga memudahkan penyimpanan, pengambilan, dan perlindungan terhadap kerusakan atau kehilangan fisik. Selain itu, Penyimpanan Dokumen menekankan pada pembuangan arsip yang berisi informasi pribadi secara aman untuk mencegah pencurian identitas. Disarankan untuk menghancurkan catatan pajak, laporan keuangan, dan dokumen sensitif lainnya daripada membuangnya ke tempat sampah biasa.