Qu'est-ce que la conservation des documents ?

Qu'est-ce que la conservation des documents ?

La conservation des documents fait référence à la pratique consistant à stocker et à conserver systématiquement des documents et des enregistrements importants pendant une période donnée, afin de garantir le respect des exigences légales et réglementaires et de faciliter les bonnes pratiques en matière de conservation des enregistrements au sein de l'industrie.

La conservation des documents consiste principalement à préserver et à sauvegarder divers types de documents, tels que les documents financiers, les déclarations fiscales et les pièces justificatives. Ces documents sont conservés pendant une durée déterminée afin de répondre aux obligations légales et aux exigences d'audits potentiels. Par exemple, la loi fédérale oblige les particuliers et les entreprises à conserver des copies des déclarations fiscales et des pièces justificatives pendant au moins trois ans. Toutefois, en cas de suspicion de revenus sous-déclarés ou de fraude, l'Internal Revenue Service (IRS) peut étendre la période d'audit à six ans.

Il est recommandé de créer des jeux de sauvegarde des documents et de les stocker électroniquement pour garantir l'accessibilité et la disponibilité des dossiers. Il s'agit notamment de convertir les documents papier en format numérique, ce qui facilite le stockage, la récupération et la protection contre les dommages physiques ou la perte. En outre, la conservation des documents met l'accent sur l'élimination sécurisée des documents contenant des informations personnelles afin de prévenir l'usurpation d'identité. Il est conseillé de déchiqueter les déclarations fiscales, les états financiers et autres documents sensibles plutôt que de les jeter dans les poubelles ordinaires.