¿Qué es la conservación de documentos?

¿Qué es la conservación de documentos?

La conservación de documentos se refiere a la práctica de almacenar y mantener sistemáticamente documentos y registros importantes durante un periodo de tiempo específico, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, así como para facilitar prácticas adecuadas de mantenimiento de registros dentro de la industria.

La conservación de documentos sirve principalmente para preservar y salvaguardar diversos tipos de documentos, como registros financieros, declaraciones fiscales y documentación de apoyo. Estos registros se conservan durante un periodo determinado para cumplir las obligaciones legales y los posibles requisitos de auditoría. Por ejemplo, la legislación federal obliga a particulares y empresas a conservar copias de las declaraciones de impuestos y documentos justificativos durante al menos tres años. Sin embargo, en casos de sospecha de ingresos inferiores a los declarados o de fraude, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede ampliar el periodo de auditoría a seis años.

Se recomienda crear copias de seguridad de los documentos y almacenarlas electrónicamente para garantizar la accesibilidad y disponibilidad de los registros. Esto incluye la conversión de documentos en papel a formato digital, lo que facilita su almacenamiento, recuperación y protección frente a daños físicos o pérdidas. Además, la conservación de documentos hace hincapié en la eliminación segura de los registros que contienen información personal para evitar el robo de identidad. Se recomienda triturar los documentos fiscales, financieros y otros documentos confidenciales en lugar de tirarlos a la basura.