Was ist die Aufbewahrung von Dokumenten?

Was ist die Aufbewahrung von Dokumenten?

Unter Aufbewahrung von Dokumenten versteht man die systematische Speicherung und Aufbewahrung wichtiger Dokumente und Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum, um die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften zu gewährleisten und die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen in der Branche zu erleichtern.

Die Aufbewahrung von Dokumenten dient in erster Linie der Erhaltung und Sicherung verschiedener Arten von Dokumenten, wie Finanzunterlagen, Steuererklärungen und Belege. Diese Unterlagen werden für eine bestimmte Dauer aufbewahrt, um gesetzlichen Verpflichtungen und möglichen Prüfungsanforderungen zu entsprechen. So schreibt das Bundesgesetz beispielsweise vor, dass Privatpersonen und Unternehmen Kopien von Steuererklärungen und Belegen mindestens drei Jahre lang aufbewahren müssen. Bei Verdacht auf zu niedrig angegebenes Einkommen oder Betrug kann der Internal Revenue Service (IRS) den Prüfungszeitraum jedoch auf sechs Jahre verlängern.

Es wird empfohlen, Sicherungskopien von Dokumenten zu erstellen und diese elektronisch zu speichern, um die Zugänglichkeit und Verfügbarkeit der Unterlagen zu gewährleisten. Dazu gehört auch die Umwandlung von papierbasierten Unterlagen in ein digitales Format, das eine einfachere Aufbewahrung und einen leichteren Abruf ermöglicht und vor physischer Beschädigung oder Verlust schützt. Darüber hinaus wird bei der Dokumentenaufbewahrung Wert auf die sichere Entsorgung von Unterlagen mit persönlichen Daten gelegt, um Identitätsdiebstahl zu verhindern. Es wird empfohlen, Steuerunterlagen, Jahresabschlüsse und andere sensible Dokumente zu schreddern, anstatt sie in den normalen Mülleimer zu werfen.