ما هو الاحتفاظ بالمستندات

ما هو الاحتفاظ بالمستندات

يشير الاحتفاظ بالمستندات إلى ممارسة تخزين المستندات والسجلات المهمة والحفاظ عليها بشكل منهجي لفترة زمنية محددة، مما يضمن الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، وكذلك لتسهيل ممارسات حفظ السجلات المناسبة داخل الصناعة.

يحتفظ الاحتفاظ بالمستندات في المقام الأول بأنواع مختلفة من المستندات ويحميها، مثل السجلات المالية والإقرارات الضريبية والوثائق الداعمة. يتم الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة محددة للوفاء بالالتزامات القانونية ومتطلبات التدقيق المحتملة. على سبيل المثال، يفرض القانون الفيدرالي على الأفراد والشركات الاحتفاظ بنسخ من الإقرارات الضريبية والمستندات الداعمة لمدة ثلاث سنوات على الأقل. ومع ذلك، في حالات الاشتباه في عدم الإبلاغ عن الدخل أو الاحتيال، يجوز لمصلحة الإيرادات الداخلية (IRS) تمديد فترة التدقيق إلى ست سنوات.

يوصى بإنشاء مجموعات احتياطية من المستندات وتخزينها إلكترونيًا لضمان إمكانية الوصول إلى السجلات وتوافرها. ويتضمن ذلك تحويل السجلات الورقية إلى تنسيق رقمي، مما يتيح سهولة التخزين والاسترجاع والحماية من الأضرار المادية أو الخسارة. بالإضافة إلى ذلك، يؤكد الاحتفاظ بالمستندات على التخلص الآمن من السجلات التي تحتوي على معلومات شخصية لمنع سرقة الهوية. يُنصح بتمزيق السجلات الضريبية والبيانات المالية والمستندات الحساسة الأخرى بدلاً من التخلص منها في صناديق القمامة العادية.